© Администрация Правительства Кузбасса, 2021

Департамент документационного обеспечения

Кемерово, пр.Советский, 62
+7 (3842) 58-31-56
понедельник-пятница 8.30-17.30 (перерыв 12.00-13.00)
Контакты
Направления деятельности
Документы
Руководство и контактные лица
Начальник департамента
Мальцева
Анна Константиновна
+7 (3842) 36-37-53
Заместитель начальника департамента
Дахно
Ольга Евгеньевна
+7 (3842) 58-28-94
Заместитель начальника департамента - начальник отдела служебной корреспонденции
Милевская
Ольга Валентиновна
+7 (3842) 36-65-89
Начальник отдела распорядительных документов
Карасева
Елена Анатольевна
+7 (3842) 58-36-36
Начальник отдела учета и контроля за исполнением документов
Наконечная
Жанна Юрьевна
+7 (3842) 58-50-12
Начальник отдела государственных и областных наград
Владимирова
Татьяна Николаевна
+7 (3842) 36-44-61
Начальник отдела документационного сопровождения заседаний, совещаний
Жуликова
Екатерина Вячеславовна
+7 (3842) 34-93-99
Заведующий сектором подготовки поздравительных адресов
Воропаева
Анна Владимировна
+7 (3842)36-88-43

1. Общие положения

1.1. Департамент документационного обеспечения Администрации Правительства Кузбасса (далее – департамент) является структурным подразделением Администрации Правительства Кузбасса, обеспечивающим организацию документирования и управления документацией в процессе деятельности Администрации Правительства Кузбасса (далее – Администрация), осуществляющей реализацию полномочий Губернатора Кемеровской области – Кузбасса (далее – Губернатор) и Правительства Кемеровской области – Кузбасса (далее – Правительство).

Деятельность департамента курирует и координирует заместитель Губернатора Кемеровской области – Кузбасса (по внутренней политике) (далее – заместитель Губернатора (по внутренней политике).

1.2. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Управлением Президента Российской Федерации по государственным наградам, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и Кемеровской области – Кузбасса, структурными подразделениями Администрации, исполнительными органами государственной власти Кемеровской области – Кузбасса (далее – органы исполнительной власти), органами местного самоуправления муниципальных образований Кемеровской области – Кузбасса (далее – органы местного самоуправления).

1.3. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правовыми актами Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Уставом Кемеровской области – Кузбасса, законами Кемеровской области – Кузбасса, правовыми актами Губернатора и Правительства, Администрации, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, действующими государственными стандартами в сфере делопроизводства, иными нормативно-методическими документами, а также настоящим Положением.

1.4. Работники департамента, замещающие должности, предусмотренные Реестром должностей государственной гражданской службы Кемеровской области – Кузбасса, являются государственными гражданскими служащими Кемеровской области – Кузбасса (далее – государственные гражданские служащие).

1.5. Департамент имеет бланк письма, печати (без воспроизведения государственной символики) с идентификационными учетными номерами и штампы для проставления отметок о регистрации документов, других отметок справочного характера.

2. Цели и задачи департамента

2.1. Основными целями департамента являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению деятельности Администрации.

2.2. Исходя из целей, департамент решает следующие задачи:    

1) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами в Администрации и органах исполнительной власти в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами;

2) обеспечение функционирования единой системы документационного обеспечения управления с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота (далее – СЭД);

3) обеспечение опубликования правовых актов Губернатора, Правительства, Администрации и органов исполнительной власти (за исключением Региональной энергетической комиссии Кузбасса) в официальных источниках опубликования в установленном порядке;

4) организация контроля исполнения правовых актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовых актов Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации и поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, перечнях поручений по итогам аппаратных, селекторных и других совещаний Губернатора;

5) обеспечение соблюдения законодательства о наградах структурными подразделениями Администрации, органами исполнительной власти;

6) документационное сопровождение заседаний Правительства и аппаратных совещаний Губернатора;

7) организация подготовки поздравительных адресов Губернатора в связи с государственными, профессиональными праздниками, памятными датами и днями рождения, а также организация подготовки откликов Губернатора на события регионального и государственного значения;

8) комплектование архива, учет, обеспечение сохранности и использования состоящих на хранении документов Губернатора, Правительства и Администрации;

9) совершенствование форм и методов работы с документами;

10) разработка и внедрение правовых и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации и органах исполнительной власти.

3. Функции департамента

В соответствии с возложенными задачами департамент осуществляет следующие функции:

1)                разработка и внедрение бланков документов Губернатора, Правительства, Администрации;

2)                документационное обеспечение заседаний Правительства (составление проекта повестки; сбор, обработка, систематизация и формирование материалов для Губернатора, членов Правительства, членов совещательного органа при Правительстве, отдельных участников заседания; подготовка протокола заседания Правительства);

3)                информирование членов Правительства, членов совещательного органа при Правительстве, отдельных участников заседаний Правительства о времени и месте проведения заседаний, рассматриваемых вопросах;

4)                документационное обеспечение аппаратных совещаний Губернатора (составление проекта повестки; сбор, обработка, систематизация материалов и формирование материалов для Губернатора, заместителей Губернатора, отдельных участников совещания; подготовка перечня поручений Губернатора по итогам аппаратных совещаний);

5)                информирование заместителей Губернатора, отдельных участников аппаратных совещаний Губернатора о времени и месте проведения совещаний, рассматриваемых вопросах;

6)                представление сведений о заседаниях Правительства и информации о решениях, принятых на заседаниях, для размещения на официальном сайте Администрации;

7)                ведение протокола, составление перечней поручений по указанию Губернатора или заместителя Губернатора (по внутренней политике) по итогам других заседаний, совещаний;

8)                проверка проектов протоколов совещаний Губернатора, перечней поручений Губернатора по итогам совещаний по профильным направлениям деятельности в целях приведения в соответствие с требованиями к оформлению документов и правилами русского языка;

9)                регистрация в СЭД протоколов заседаний Правительства, совещаний Губернатора, перечней поручений Губернатора по итогам совещаний, их учет и хранение до передачи в архив Администрации;

10)           своевременная рассылка протоколов заседаний Правительства, совещаний Губернатора, перечней поручений Губернатора по итогам совещаний исполнителям поручений;

11)           редактирование проектов договоров и соглашений Кемеровской области - Кузбасса, подписываемых Губернатором, постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации в целях приведения в соответствие с требованиями к оформлению документов и правилами русского языка;

12)           регистрация законов Кемеровской области – Кузбасса, постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации, их учет и хранение до передачи в архив Администрации;

13)           регистрация договоров, соглашений, иных документов о социально-экономическом сотрудничестве Кемеровской области - Кузбасса с субъектами Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями (далее – договоры и соглашения о социально-экономическом сотрудничестве Кузбасса), их учет и хранение до передачи в архив Администрации;

14)           своевременная рассылка в установленном порядке заверенных копий законов Кемеровской области – Кузбасса, постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации;

15)           подготовка и загрузка электронных образов контрольных экземпляров нормативных правовых актов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти (за исключением Региональной энергетической комиссии Кузбасса) для размещения (опубликования) на «Официальном интернет-портале правовой информации»;

16)           подготовка и передача электронных образов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации, имеющих нормативный характер, для размещения (опубликования) на сайте «Электронный бюллетень Правительства Кемеровской области – Кузбасса»;

17)           представление в Управление Минюста России по Кемеровской области – Кузбассу перечня принятых нормативных правовых актов Кемеровской области – Кузбасса с указанием даты первого опубликования в официальных источниках опубликования, подлежащих включению в Федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации;

18)           представление в прокуратуру Кемеровской области – Кузбасса обязательного экземпляра законов Кемеровской области – Кузбасса, постановлений Губернатора, Правительства;

19)           представление сведений для формирования перечня договоров и соглашений о социально-экономическом сотрудничестве Кузбасса, размещаемого на официальном сайте Администрации;

20)           прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, распределение, регистрация, учет входящих документов и служебной корреспонденции, поступившей в Администрацию на бумажном носителе, по электронной почте, по каналу межведомственного электронного документооборота, фиксирование всех стадий прохождения, формирование статистической отчетности исполнения документов;

21)           редактирование проектов служебных писем и телеграмм, подписываемых Губернатором, в целях приведения в соответствие с требованиями к оформлению документов и правилами русского языка;

22)           прием, регистрация, проверка качества подготовки и оформления исходящих и внутренних служебных писем, подписанных Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора, поступающих в отдел служебной корреспонденции, учет и отправка исходящей и внутренней корреспонденции, оперативное хранение дел до передачи в архив Администрации;

23)           формирование отчетов об исполнении входящих документов и поручений Губернатора по итогам рассмотрения внутренних документов;

24)           подготовка проектов резолюций Губернатора по исполнению документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

25)           осуществление контроля за исполнением в установленные сроки документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовых актов Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации и поручений Губернатора;

26)           формирование статистической и аналитической отчетности о ходе исполнения находящихся на контроле правовых актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовых актов Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации и поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, перечнях поручений по итогам аппаратных, селекторных и других совещаний Губернатора;

27)           подготовка ежеквартальных планов рассмотрения на заседаниях Правительства хода исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации;

28)           оформление необходимых документов и материалов по представлению граждан к награждению государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, объявлению благодарности Президента Российской Федерации, награждению наградами Кузбасса, Правительства и Губернатора;

29)           организация вручения государственных наград Российской Федерации, Почетной грамоты Президента Российской Федерации, объявления благодарности Президента Российской Федерации, вручения наград Кузбасса, Правительства и Губернатора;

30)           формирование отчетов о вручении государственных наград Российской Федерации, Почетной грамоты Президента Российской Федерации, объявлении благодарности Президента Российской Федерации, о вручении наград Кузбасса, Правительства и Губернатора;

31)           осуществление консультирования государственных гражданских служащих органов государственной власти Кемеровской области – Кузбасса, представителей организаций всех форм собственности, граждан по вопросам законодательства о наградах;

32)           участие в подготовке и организации торжественных приемов и других мероприятий, проводимых Губернатором;

33)           участие в протокольном сопровождении подписания соглашений (договоров), одной из сторон которых является Правительство или Администрация в лице Губернатора;

34)           подбор материалов по актуальным событиям, осуществление подготовки и согласования поздравительных адресов и событийных откликов Губернатора;

35)           взаимодействие с органами государственной власти Кемеровской области – Кузбасса, структурными подразделениями Администрации, органами исполнительной власти по вопросам предоставления данных для осуществления подготовки поздравительных адресов Губернатора жителям области, субъектов Российской Федерации и иностранным гражданам в связи с государственными и профессиональными праздниками;  

36)           взаимодействие с органами государственной власти Кемеровской области – Кузбасса, структурными подразделениями Администрации, органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами по вопросам предоставления необходимой информации для подготовки событийных откликов Губернатора;

37)           формирование справочных баз данных для подготовки поздравительных адресов в отношении должностных лиц Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и Кемеровской области – Кузбасса, органов местного самоуправления, актуализация баз данных в связи с кадровыми изменениями;

38)           сбор и обработка информации к государственным, профессиональным праздникам и областным знаменательным датам, предоставляемой структурными подразделениями Администрации, органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;

39)           участие в разработке и передача на согласование оригинал-макетов поздравительных открыток от имени Губернатора;

40)           оформление и формирование дел, подлежащих сдаче в архив Администрации;

41)           прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и оперативного использования документов Губернатора, Правительства и Администрации в течение всего срока их хранения;

42)           разработка сводной номенклатуры дел Администрации;

43)           подготовка архивных и исторических справок по запросам граждан, организаций и предоставление выписок из документов, состоящих на хранении в архиве Администрации;

44)           передача документов постоянного хранения на государственное хранение в государственное казенное учреждение «Государственный архив Кузбасса»;

45)           выполнение отдельных поручений Губернатора, заместителя Губернатора (по внутренней политике) по вопросам, относящимся к компетенции департамента;

46)           подготовка проектов правовых актов Кемеровской области – Кузбасса по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины, составление памяток по различным вопросам работы с документами;

47)           предоставление справочной информации органам государственной власти Российской Федерации и Кемеровской области – Кузбасса, структурным подразделениям Администрации, органам исполнительной власти, местного самоуправления по вопросам, связанным с делопроизводством;

48)           координация работы советников заместителей Губернатора Кемеровской области – Кузбасса по вопросам, связанным с делопроизводством;

49)           консультирование государственных гражданских служащих Кемеровской области – Кузбасса, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, органах исполнительной власти, оказание методической помощи службам делопроизводства органов местного самоуправления;

50)           оформление подписки на периодические издания для Губернатора, заместителей Губернатора Кемеровской области – Кузбасса и структурных подразделений Администрации, ведение учета поступающих периодических изданий;

51)           осуществление функций по обеспечению деятельности контрактной службы Администрации в целях размещения заказов для обеспечения государственных нужд Губернатора, заместителей Губернатора Кемеровской области – Кузбасса, Администрации;

52)           хранение и использование печатей Правительства и Администрации (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации), печатей «Для документов» Правительства № 1 и № 2, «Для пакетов» Администрации № 2 (без воспроизведения государственной символики);

53)           обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, юридических лиц, содержащих вопросы, рассмотрение которых входит в компетенцию департамента, принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, направление ответов заявителям в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.